Datenschutzerklärung des Vereins der Freunde und Förderer des Ellenrieder-Gymnasiums e.V.
Die DSGVO gilt auch für Vereine. Wir als gemeinnütziger Verein dürfen danach nur gerade so viele Daten erheben, wie zur Erfüllung des verfolgten Vereinszwecks erforderlich sind. Die Datenschutzerklärung können Sie hier ansehen oder herunterladen.
Was möchte die DSGVO erreichen?
Bei der DSGVO geht es um den Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz ihrer personenbezogenen Daten.
Für die Mitgliedschaft in einem Verein bedeutet dies, dass der Verein bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten das Persönlichkeitsrecht seiner Mitglieder angemessen berücksichtigen muss. Darüber hinaus müssen Vereine die DSGVO nicht nur befolgen, sondern auch jederzeit nachweisen können, dass sie sich daran halten. Die Mitglieder haben ein Recht darauf zu erfahren, welche personenbezogenen Daten von ihnen gespeichert werden, in welcher Weise sie gespeichert werden und für welche Zwecke sie genutzt werden. Dieser Auskunftspflicht kommen wir mit dieser Zusammenstellung nach; weitergehende Fragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch den Förderverein des Ellenrieder können an unten genannte Kontaktpersonen gerichtet werden
Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen:
Verein der Freunde und Förderer des Ellenrieder-Gymnasiums Konstanz e.V.
Brauneggerstraße 29, 78462 Konstanz
Ansprechpartnerinnen:
1. Vorsitzende: Hille Hackenfort
Kassenführer: Jürgen Martin
Erreichbarkeit:
Ausgeführte Verarbeitungstätigkeiten:
Mitgliederverwaltung; Einzug der Mitgliedsbeiträge.
Welche Daten werden von uns wofür erhoben?
Prinzipiell werden ausschließlich die Daten gespeichert, die die Mitglieder auf dem Beitrittsformular angegeben haben oder welche den Verantwortlichen nachträglich durch die Mitglieder persönlich ergänzend mitgeteilt wurden.
| Personenbezogene Daten | Speichergrund |
| Name, Vorname | Identifizierung des Mitglieds |
| Anschrift |
zum Versand der Einladung zur Mitgliederversammlung; |
| E-Mail-Adresse | wenn angegeben zum Versand der Einladung zur Mitgliederversammlung |
| Datum der Erteilung des SEPA-Lastschriftmandates | zur Angabe des Mandats-Datums für den Bankeinzug des Mitgliedsbeitrags |
| Kontoverbindung: Kontoinhaber, IBAN, BIC | zur Abwicklung des Bankeinzugs des Mitgliedbeitrags, wenn ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt wurde |
| Datum der Erteilung des SEPA-Lastschriftmandates | zum Nachweis gegenüber den Kreditinstituten |
| Darüber hinaus werden in Verbindung personenbezogener Mitgliederdaten diese Daten gespeichert: | |
| Mandatsreferenz (wird vom Verein vergeben) | zur Abwicklung des Bankeinzugs des Mitgliedbeitrags, wenn ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt wurde |
| Höhe des Mitgliedbeitrags | zur Verwaltung des Bankeinzugs bzw. der Überweisungen der Mitgliedsbeiträge |
| Datum des Eingangs des Mitgliedsbeitrags | zur Verwaltung und Überwachung der Mitgliedsbeiträge |
Wer hat Zugang zu den Daten?
Zugang zu den gespeicherten Daten hat ausschließlich die Kassenführerin des Vereins. Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an vereinseigene oder vereinsfremde Dritte findet nicht statt.
Wo und wie werden die Daten gespeichert?
Die Daten werden auf einem lokalen Datenträger, welcher ausschließlich zu diesem Zweck eingesetzt wird, verschlüsselt gespeichert. Eine Sicherung erfolgt ebenfalls verschlüsselt auf einem separaten lokalen Datenträger, welcher ausschließlich zu diesem Zweck eingesetzt wird. Die Datenträger werden durch die Kassenführerin aufbewahrt, der Zugang ist ausschließlich der Kassenführerin möglich (abgeschlossene Aufbewahrung).
Die Daten der Kontoverbindung, die Mandatsreferenz, das Datum der Erteilung des SEPA-Lastschriftmandates sowie die Höhe des Mitgliedsbeitrags werden zusätzlich im Online-Kontozugang des Kreditinstitutes zur Erfüllung der SEPA-Lastschrift gespeichert. Dieser Kontozugang ist ausschließlich der Kassenführerin zugänglich. Die Kommunikation zum Online-Konto erfolgt verschlüsselt (https).
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Nach dem Austritt des Mitglieds aus dem Verein werden die personenbezogenen Daten auf den lokalen Speichermedien sowie im Kontozugang des Kreditinstituts noch bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres gespeichert und danach vollständig gelöscht.
Wie werden E-Mails von Mitgliedern verarbeitet?
Die elektronische Kommunikation mit Mitgliedern findet ausschließlich über die o.g. E-Mail-Adresse verschlüsselt (https) über den Maildienst des Ellenrieder Gymnasiums statt. Der Zugriff auf das E-Mail-Konto ist passwortgeschützt und nur der 1. Vorsitzenden und der Kassenführerin möglich. Private E-Mail-Adressen von Mitgliedern des Vereins-Vorstands werden zur vereinsbezogenen Kommunikation nicht genutzt, sofern personenbezogene Daten Bestandteil der Mail sind. E-Mails von und an Mitglieder werden am Ende des auf das Jahr der Kommunikation folgenden Kalenderjahres vollständig gelöscht.
Ist eine Einwilligung zur Datenspeicherung erforderlich?
Eine gesonderte Einwilligung zur Datenspeicherung ist nach DSGVO nur erforderlich, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten für einen Zweck erfolgt, der über die reine Abwicklung der Geschäftszwecke (Mitgliedschaft) hinausgeht. Eine solche Verarbeitung personenbezogener Daten findet beim Verein der Freunde und Förderer des Ellenrieder Gymnasiums nicht statt. Durch die Unterschrift auf dem Beitrittsformular wird der Datenspeicherung zugestimmt.